请选择 进入手机版 | 继续访问电脑版

英语家园

 找回密码
 注册

QQ登录

只需一步,快速开始

扫描二维码登录本站

超棒的英语学习网站快速提高英语水平本广告位招租

社区广播台

查看: 42|回复: 0
收起左侧

如何写好一封英文商务邮件?

[复制链接]

汇报天数: 29 天

连续汇报: 1 天

[LV.4]偶尔看看III

积分排名 860

小学三年级

Rank: 4Rank: 4

最佳新人奖小学三年级勋章

发表于 2018-12-7 15:23:52 | 显示全部楼层 |阅读模式
在网络通信高度发达的今天,电子邮件可以说是最为常用的联系方式之一,以下就为大家提供一些比较实用的英文邮件用语,大家一定要好好掌握哦!
1. Sorry for any inconvenience caused.
工作中总不乏要出各种失误和错误。但是不建议跟客户“直截了当”地道歉(在日企/日本人客户除外),比如"I apologize for ... " 或者"It is my mistake that... "。 这是因为你一旦如此明显的道歉,那么如果出了问题就是你的责任,就是你公司的责任。尤其对于从事咨询行业的你来说,这一点是比较致命的。
所以如果你出了小差错(比如发错邮件、搞错时间地点、文件里有地方写错等等),那么最好的方式就是再发一个邮件加以纠正,结尾加上 "Sorry for any inconvenience caused". 这样既得体,又避免了直接把所有责任都揽到你身上。
但是,如果是一项重大失误,那么这句客套话的份量就不够了。这时候最妥当的方式是和你的上级商量补救方式以及如何回复对方,而不是忙不迭的跟对方说“my sincere apology..."。 Again,这是涉及到责任归属问题,除非责任明确属于你或者你公司,否则不要直截了当的道歉。
有时候,如果你觉得给别人发邮件要求别人做什么事情是在麻烦对方,也可以加上这句话。
但是,如果是同事之间,下属和老板之间,出了错就要大方承认,没必要使用这句客套话。
2. Please find below my replies to your questions, marked in RED.
这里的RED需要标成红色或粗体。
您已成功购买完整课程!
这是一个很小的细节,但魔鬼就在细节中。如果客户或对方公司跟你提了一些问题,你需要逐一回复,那么最清楚的方式就是把问题复制在你邮件中,然后给你回复标上颜色或粗体,再在最开始加上这句话。
我见过太多的回复,和问题混在一起让人无法辨认。而如果你养成一个好习惯在回复时为对方阅读考虑,那么自然会让对方对你留下好印象。
3. I will check with our financial/marketing/sales team 或者 My reply/comment/draft is subject to the review by our financial/marketing/sales team
你给客户发邮件的时候,如果是出于紧急回复没有来得及和同事商讨,就需要加上这句话。或者,如果是讨论一个项目的重大问题,那也需要加上这句话,让客户或工作伙伴知道你的回复并不是最终答案,可能还会在你内部讨论后修正。
注意多用team这个词,老外喜欢。有时候两个人也叫team. 甚至我还见过一个人也能自称team的。
4. I will revisit / come back to this issue when ....
如果你跟对方讨论问题,觉得还有些没说完没说透,但目前又讨论不下去了,你就可以说这句话,意思是到某个时间(时机成熟了),你会跟对方再次讨论这个问题。
5. Just to clarify / Just for the sake of clarity...
为了澄清使用。意思就是上面你写的话里有个地方容易引起误会,所以特地澄清。
6. Just to make sure we are on the same page
这句话是很地道的用法,意思就是你想跟对方确认大家对于目前状况的理解是基本一致的。




7. We would appreciate it if you could send us the business proposal at your earlier convenience.
在工作中经常遇到需要催促别人的情况。这个时候需要分不同场合——如果是你客户,那么最好用最礼貌的方式,也就是上面提到的这句话。 切忌使用 as soon as possible, 这样显得很不礼貌。
如果是对平级同事或下属,尽情使用as soon as possible,或者缩写 asap. 上面这句话就可以缩写成: Pls send me the business proposal asap.
如果是对一般关系的工作对象,如代理商、vendor等,视情况而定,可以使用as soon as possible, 但出于礼貌可以说 We would appreciate it if you could send us the business proposal as soon as possible,或者简单一点 Could you kindly send us the business proposal as soon as possible?
8. We will do this the first thing / on the top priority tomorrow morning.
这回是临近下班,甚至晚上或者大半夜客户来催促你们了。如何最得体的回复呢?那就是让客户知道你看到了他邮件,会马上去做,而且优先级最高(放在其他事情、其他客户之前去做)。
所以这句话一回,如果你是客户你会怎么想?心定了呀。
the first thing / on the top priority 可以选择一个使用。




9. Please drop me a call or email when you have time.
如果你要求对方回复,但又不是很急,时间上比较宽裕,那就用这种得体的说法。比Please reply me when you have time 要显得语言上地道一些。
10. Your early response is much/highly appreciated.
催促别人尽快回邮件的最礼貌说法。
11. Further to / Following my email yesterday, ....
邮件串的自然接续。与As I discussed / indicated in my email yesterday 略有不同。后者一般是你想引用昨天邮件里写的某些话的时候,而前者是你直接跟昨天邮件的整体承接的时候。
12. Could you kindly let us know ...
询问客户、工作场合较疏远对象的标准用语。 kindly这个词,如果你想增加敬意就可以在句子中插入,尽情插入,只要注意别泛滥。
但如果是同事、工作场合较熟悉对象,就没必要这么客套了,直接提问题即可。
13. Sorry for my late reply.
这句话不是让你说什么,而是让你不说什么。有时候你看到客户邮件没回,隔了一两天甚至几天才回,这时候就别解释这么晚才回的原因了,越描越黑。直接用这句话开个头,然后进入正题即可。记住,有时候话越多越没必要。
14. I will be on vacation / I will be on annual leave / I will be travelling next week
英语中的nuance是令人惊叹的。上述这三种说法都是表示你下星期休假,但却是对不同的人说的:
on vacation一般是对同事或比较亲密的人说的。意思就是你去度假了,是一种直白的表达。
on annual leave一般是对客户、工作伙伴或比较疏远的人说的。因为annual leave是个中性词,谁也不知道你为什么要休年假——可能是因为度假,也可能是家里有事。而一般西方社会比较尊重别人的annual leave,所以你这么说了别人就懂了
I will be travelling是比较圆滑的说法,因为你也可能是因为出差而travelling。一般这么说的情况就是你不想让别人知道你的行踪,也不想让对方知道你休假;但travelling会导致收邮件、接电话受到限制,这个别人也懂了。说到这个程度就可以了,别人出于尊重隐私一般不会追问。




15. check in
不要以为只是酒店入住登记的意思,在邮件里经即可表示”获取信息“也可以表示“汇报“老外有时候发邮件主题就是check in两个字,邮件的内容就是问一个问题。
字典上的释义to talk with (someone) in order to report or find out new information
例句:
I have to go to a meeting now, but I'll check in with you later.
I wanted to check in to ensure xxx.
我发邮件过来只是想了解一下状况,确保xxxx
David checked in with me on what we can do.
大卫找我问我我们能够做什么。
I'll check in with our team to confirm expected ship date and let you know.
我要去问一下我们团队。
I'll check in with you tomorrow. 我明天再告诉你。口语里也常说I'll check in with you later(我稍后再和你联系)I'm
just calling to check in(我打电话来也没什么事,了解你的近况而已)。你问别人在吗,别人说what's up?你说没什么事就是I'm
just checking in.
16.copy
抄送别人 中国人喜欢说cc,我们美国人直接说copy. cc是 carbon copy(复写纸)的简称,以前还没有电子邮件时候,用复写纸抄送,所以本质上还是copy.I have put John on copy. (记住put on copy的固定搭配)You can copy Steven going forward.
转发邮件,在中国我发现很多人一般说forward the email to someone.
而在国外,很多外国人喜欢说 pass me the email.
回复邮件 我们常用revert 和get back,都比 reply常用
比如I will get back to you tomorrow.
17. (by) any chance
还有,请求别人做一件事,用If you could xxx, that would be great. 更加礼貌
请别人帮忙做一件事时,在前面加(by) any chance,意思是如果有时间/有机会,很委婉。
比如:By any chance, could you help check the data?
有时间可不可以帮忙看看数据?
18. finally
我很少看到邮件用说firstly的,一般有话就直说, 但是lastly很常见,在说完前面一大堆之后,说最后一件事的时候,说lastly,finally表示最后你想说什么Lastly, could you confirm that there is no additional change?
Finally, the most important thing is …..
19.issue和problem:
邮件里很少说problem,一般都用issue代替,更加正式,表示值得注意的问题。
比如品质问题是quality issue.
说完issue,我们说说 address这个单词,不要只知道是" 地址“的意思,邮件和日常工作中经常用这个词表达”考虑、讨论(以尝试解决)“,意思介于think/talk about和solve之间,但是不完全一样,不承诺一定能解决,常用语委婉表示"需要引起注意并解决”,固定搭配address the issue/ problem/question/ concern
20.due
最后再说说due这个词在邮件中的用法,很多人知道due to,但是不知道 due原来还有“预期”的意思,代替expect,due date是“预计日期”,而不是通常理解的"截止日期“,比如预产期也是due date.
Our annual report is due to be shared early next year.
财报明年年初公布。
The samples are due to be shipped on Monday.
样品预计星期一寄出。
推荐一个高性价比的找外教平台—口语侠,上面有很多商务英语外教。如果想更好的提升商务英语,可以下载口语侠app任选外教学习噢,均价每小时不到60块


上一篇:职场英语知多少:会议、晚宴等场合如何用英语表达
[发帖际遇]: 294412814 乐于助人,奖励 4 元 家元. 幸运榜 / 衰神榜
您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册

本版积分规则

随便看看 精彩图片 帖子导读 联系管理
快速回复 返回顶部 返回列表