作者：刘润

来源：笔记侠（ID：Notesman）

在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，比如，2019已接近尾声，怎么办？

时间管理高手、商业顾问刘润，他将把他的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到生活，为你时间管理全面支招。高效管理时间，越早下手越好。

一、把基本功耍得虎虎生风——邮件、日历、联系人

第一，邮件。

要记住两点：

1. 作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。

名片上留QQ邮箱，非常不职业化。

应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。

2.保留所有历史邮件。

美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己，保留了过去近20年的邮件。

通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。

第二，日历。

邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放进日历。

有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。

定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。

我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。

当同事问我：“周三下午有半小时时间开会吗？”

我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答：“2点到3点可以，发个会议邀请给我。”

收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。

周三下午2点快到了，提前15分钟，手机提醒我：“15分钟后，在三楼会议室开会。”

提醒非常重要。

约了会议，把提醒设为提前15分钟；

约了晚饭，设为提前1小时；

定了航班，设为提前2小时；

朋友生日，设为当天早上10点。

微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。

清晨，手机响起，一则行程跳出：“1.5小时后，司机来酒店接我去客户办公室。”

在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。

这就是日程管理，这就是效率。

第三，联系人。

从1998年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5 761人了。

坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。

很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说：“×××，好久不见啊。”

他非常惊讶：“这么久没联系，你还记得我啊？”

使用联系人工具要注意以下几点：

第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。

比如上海的固定电话：61888888。

在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。

因为如果在美国，拨打61888888，是拨不到上海的。

第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。

第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。

把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。

二、避免与懒惰握手言和——协同软件

借助Teambition等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整体进度，高效向前。



下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition，以它为例，介绍协同软件的价值。

第一，自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。

某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险：

团队负责人会忘掉；

员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。

在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。

员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。

是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳道。

所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

第二，强制化的SMART原则。

在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。

还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。

第三，可视化的Scrum（迭代式增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发）方法。

协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。

当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择 使用。

三、高效地休息和运动

工作重要，生活重要，休息和运动也很重要。

初级商业人士拼体能，中级商业人士拼技能，顶级商业人士又回到拼体能。

真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它们的对立面——休息。

下面介绍一下在繁忙的工作和生活中，我常用的帮助自己有效休息的工具。

第一，白噪音软件。

我常用的白噪音软件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在，我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。

第二，眼罩+降噪耳机。

我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉，是咨询顾问的必备技能。

在旅途中，营造黑夜环境，是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡，并拥有高质量的睡眠，我会随身携带一个眼罩，营造黑夜的氛围。

这个眼罩比较特别，它一面印着“吃饭叫我”，另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外，看情况而定。

第三，跳绳。

更好的休息方式是运动。

健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。

训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。

我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。

跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。

四、白板

白板这个看上去平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来，帮助我们随时随地、无边无际地思考。

白板本身没有价值，赋予它思考的意义，它就有了随时随地、无边无际的价值。

五、移动办公工具

从2006年开始，我每年要坐100多次飞机，甚至一年中有将近200天不在家。

所以，利用工具在碎片时间移动办公，对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。

第一，带手写笔的平板电脑。

第二，大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。



把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。

我的手机支架，不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。

这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。

第三，蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。

营造更健康、轻松、有效的音频环境。

六、电子阅读器

越是在碎片化时代，越是要系统性读书。

组合使用多种电子阅读器，高效获取知识。

如果读书的目的是“高效获取知识”，那就把纸质书当成个人癖好去享受，把电子书当成效率工具去掌握。

推荐三个电子阅读器：得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色，彼此补充，可以结合使用。

得到的“每天听本书”，在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读，非常高效，奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。

如果听到的某本书很值得精读，我就会在多看阅读上购买这本书的电子版，仔细阅读。

多看阅读的三个功能对我来说特别重要：语音朗读全书、笔记自动同步、分享到朋友圈。

笔记自动同步功能，可以把我标注的每一个句子，写的每一条感悟，自动同步到印象笔记。

有些书是得到、多看阅读都没有的，我会去亚马逊购买。

组合使用得到、多看阅读、Kindle这三个电子阅读器，我每年的阅读量至少是100本书。

七、知识管理软件

借助工具，从电子邮件、微信、微博、网页新闻等一切地方收集有价值的知识，统一存储在印象笔记中，完全收集之后才能完善处理和完整回顾。

可是怎样才能把“一切”都装进收集篮呢？下面介绍一些实用的工具。

第一，手机扫描仪。

我常用微软的一款手机扫描软件Office Lens。打开Office Lens，对准文档，手机会自动识别文件边界。点击“拍照”，文件会自动被抓取出来。

还有一款APP叫“扫描全能王”，也可以实现同样的功能。



在办公室、家里、机场休息室，我都会在白板上记录思考内容。

怎样才能把这些白板笔记放进收集篮呢？

可以打开扫描全能王，对准白板，它会自动识别白板边界。点击“拍照”，就能看到把角度摆正、拉平、做过增强和锐化的白板图。

值得一提的是，印象笔记支持在图片里搜索文字。

比如，在印象笔记里搜索“创新”这两个字，刚刚从扫描全能王同步过来的白板图就会显示出来。而且，图片中我手写的非常潦草的“创新”两个字，都会被高亮标记。



第二，名片识别软件。

印象笔记的高级用户可以直接把印象笔记当成名片识别软件，把名片扫描进手机，同时存在印象笔记和手机联系人中。

更神奇的是，如果这张名片的主人有领英账户，它会自动从领英账户获取这个人的最新信息，甚至可以扫描旧名片，获得新信息。

第三，其他各种收集器。

电子邮件 —— 每个印象笔记账户都有一个对应的邮件地址。收到电子邮件，把它转发到对应的邮件地址，这封邮件就被放入收集篮了。

如果觉得邮件地址不好记，可以建立一个名为“我的印象笔记”的联系人，转发邮件时抄送这个名字就可以了。

微信文章 —— 在微信里，搜索并关注“我的印象笔记”公众号，按照提示把微信账号和印象笔记账户相关联。以后看到值得收藏的文章，就可以一键放进印象笔记了。

微博文章 —— 也可以把微博账号和印象笔记相关联。看到任何想收藏的微博，在这条微博下面留言“@我的印象笔记”，这条微博就会自动同步到印象笔记里。

网页新闻 —— 可以在浏览器上装一个“印象笔记·剪藏”的插件，浏览网页时，看到任何有价值的文章，一点图标，就可以把这个网页的内容剪藏到印象笔记。

这些信息收集工具，目的都是为了让收集篮开口足够大，让印象笔记（或者其他类似软件）作为唯一的中心，管理所有的知识。完全收集之后，才能完善处理和完整回顾。

八、任何时候任何地点通过

任何设备访问任何文件——云服务

随时随地访问文件、照片和其他一切资料，将极大地提高商业、管理、个人的效率。

可以用百度网盘同步文件，用小米云服务同步照片，用QQ同步助手同步短信、联系人等。

九、善用搜索工具

搜索能力是互联网时代的必修技能。人生80%的问题，早就被人回答过，只要搜索就好，剩下20%才需要研究。在互联网时代，搜索技能更为重要。

怎样才能从“伸手党”进化为“搜索高手”，获得80%的已知答案呢？

第一，掌握搜索技巧。

最简单的搜索技巧，就是“-”（减号）。

比如搜索“克林顿”，但好几页都有关“莱温斯基”，那么，搜索“克林顿-莱温斯基”，就可以搜到那些没有莱温斯基的页面了。

再比如搜索减肥的相关内容，每个人的提法不同，有的叫瘦身，有的叫减重。怎么办？搜索“减肥 | 瘦身 | 减重”，包含这三个词之一的文章就都被搜出来了。

但这也太多了吧？在正文中提到这些词的文章，都不是想看的，只有在标题中提到，比如“瘦身的25个方法”才是真正想看的。怎么办？

搜索“减肥 | 瘦身 | 减重intitle”。“intitle”的意思是：关键词出现在标题中。这样可以筛选掉关键词没有出现在标题中的文章。

再比如搜索有关宇宙大爆炸的学术文献。输入“宇宙大爆炸”，各种八卦、新闻充斥屏幕。怎么办？

很多学术文章的格式都是PDF（便携式文件格式），可以搜“宇宙大爆炸filetype（文件类型）：PDF”。这样，只有包含“宇宙大爆炸”的PDF文件才会出现。

第二，善用关键词。

掌握搜索工具的技巧，还不够。真正“自己拿”的核心，是选对搜索的关键词。巧妙选择、修改关键词，不断接近答案。

十、君子性非异也，善假于物也——

我的一天

使用提高效率的工具，要感受对效率孜孜以求的心态和“君子性非异也，善假于物也”的状态。下面讲讲我的一天是如何借助这些工具，提高效率的。

早上7点，闹钟响起，新的一天开始了。

我看了一眼手机里的日历——7：30有车来接我坐9：30的航班去北京。

有30分钟的时间准备出门，这太宽裕了。我对智能音响说：“播放‘得到知识新闻’。”然后在新闻的陪伴下，洗漱、跳绳、吃早餐，准备出门。

上车之后，我用语音输入法回复《刘润·5分钟商学院》的留言。然后回复微信、朋友圈、微博、邮件。

还有时间，打开印象笔记，整理收集篮，把几十条灵感、文字、语音等资料归到“下一步行动”中。收集篮完全清空，差不多需要1小时，车也到了虹桥机场。

下车时，所有工作都安排完了，一身轻松。

因为是中国东方航空的白金卡用户，我只用10分钟就到了贵宾休息室。

在用贵宾身份换来的昂贵的30分钟里，我打算梳理一个新观点。我拿出平板电脑，用手写笔在上面画起了模型。

广播响起，我的航班准点登机了。我把模型存入印象笔记，前往登机口。

上了飞机，我戴上主动降噪耳机，飞机的轰鸣声随之消失。

打开Kindle阅读器，用“快速阅读法”，翻完4本最近想读的书。这些书都很有见地，但核心观点其实一篇文章也能讲清楚。

看完书后有点儿困，我戴上眼罩，把“吃饭别叫我”那一面朝外，开始睡觉。

在飞机落地的震动中，我被摇醒了。看了一眼手腕上的智能手环，今天我累计睡了8.5小时。达标！打开手机，日程提醒跳出来，告诉我接车司机的姓名、电话和车牌号。

上车后接到一个电话，是个多年没见的老朋友。

我从智能手环上取下蓝牙耳机，戴到耳朵上说：“张总，好久不见啊。”

他说：“听说你来北京了？晚上要不要聚聚啊？”

我说：“稍等，我看下日程。”

我用手机查完日程，说：“我的助理非常擅长把我的时间排得很满。我最后一个会议是21：30结束。21：30我们在××酒店聊一会儿？”

他说：“好，一言为定。”

挂了电话，微信绑定的Teambition协同软件提醒我，同事又给我安排了三项工作任务。

我打开任务看板，看了下新任务，然后在日程里锁死几个专门完成任务的时间。安排完工作，又回复了几条《刘润·5分钟商学院》的留言，就到了今天的活动会场。

下车时，所有工作又都安排完了，一身轻松。

到达会场，主办方为我准备了快餐。我迅速吃完，进入主会场。

今天要和几位我非常尊敬的嘉宾同台演讲。

坐下来后，我拿出手机支架和折叠蓝牙键盘，连上手机，认真做笔记，并存到印象笔记里。受几位嘉宾的启发，我突然有了几个灵感，迫不及待地把它们记录下来，放入收集篮。

演讲完毕，请我做顾问的客户接我去晚宴。

路上的1小时，和客户讨论项目进展。聊着聊着，我问：

你有没有读过最近的一份新零售分析报告？里面的数据和洞察很有价值。

他说没有。我拿出手机，打开百度网盘，把分析报告分享到客户的微信。所有资料都在手边，随时随地可分享，极大提高了我们的沟通效率。

到了晚宴现场，看到很多新老朋友。有个人和我聊天，但我心里特别抱歉，想不起他叫什么了。我说：

我们合张影吧。

拍完照后，手机立刻显示出了他的姓名，并把我们以前的合影都列了出来。

晚饭后，我赶快回到房间，因为20：30有个电话会议。

拿出蓝牙音响，连上手机，放松地躺进沙发，对着房间开始说话，彼此声音清晰，就像对方在房间里一样。

没轮到我发言时，我就拿出跳绳运动几分钟。

21：15，手机提醒我，15分钟后要和老朋友见面。

电话会议结束，我来到行政酒廊，点了杯可乐，等朋友来。他如约而至，我们一起回忆在微软的峥嵘岁月，时而唏嘘不已，时而哈哈大笑。

22：30，我已经躺在酒店的床上了。最后一次回复《刘润·5分钟商学院》的留言，清空收集篮，看Teambition看板，刷朋友圈。

所有的事情都已清空，一身轻松。

为了保证睡眠，我设置了晚11点到早7点的勿扰模式。不在白名单里的电话，都不闪屏、不响铃、不振动。

到了23：00，我的手机自动进入“勿扰”状态，整个世界都安静了。我用蓝牙音响放了15分钟雨水打在窗户上的白噪音，甜甜地睡去。

充实但不焦虑的一天结束了。我不忙，我只是时间不够。

本文来源：公众号 @笔记侠。中国新商业知识笔记共享社区，微信最具价值排行榜：职场榜第一、总榜前三。独家笔记支持湖畔大学、混沌大学、青腾大学、高山大学、中欧创业营、京东商学院、北大国发院等顶尖商学院课程，BAT、TMD、小米、华为、网易等知名企业，丁磊、傅盛、李善友等知名人士，超过100万企业决策及管理层都在看。